Mehr Zeit im OPS statt im Lagerraum - Logistiker unterstützen Operationsfachpersonal

Die Lagerhaltung und der Einkauf am LUKS haben sich stark verändert. Tobias Bysäth, Leiter OP/Anästhesie/Aufwachraum, und Barbara Lux, Teamleiterin OPS, geben Auskunft über ihre Erfahrungen mit moderner Lagerbewirtschaftung. Wie werden Artikel effizient beschafft und verwaltet? Wie hat sich die Logistik der Stationsversorgung verändert?

21. August 2018

Lesezeit: 6 Minuten
Mehr Zeit im OPS statt im Lagerraum - Logistiker unterstützen Operationsfachpersonal

Wie wurde früher bestellt?

Barbara Lux: Früher musste man jede Woche durch das ganze Lager gehen und schauen, was zu bestellen war, und dann die Bestellung am PC eingeben und ans Zentrallager schicken. Meist wurde das am Wochenende oder in der Nacht gemacht. Einen Teil habe ich verwaltet – ich hatte ein riesiges Artikelsortiment unter mir. Zwei Mal pro Woche kamen die Lieferungen, palettenweise, Berge von Kartonschachteln. Der Anlieferungsraum war dann vollgestopft mit Kartons. Diplomiertes Personal musste das alles irgendwann auspacken und einräumen, nebenher, zusätzlich zur eigentlichen Arbeit. Zum Teil hat das auch während der Nacht der Nachtdienst erledigt. So war das damals: Fachpersonal, das eigentlich für andere Aufgaben zuständig war, hat stundenlang Kisten ausgepackt.

Und wie ist es heute?

Barbara Lux: Einerseits haben wir vor vier Jahren unser kleines Lager komplett umgebaut, anderseits werden wir statt wie bisher zwei Mal jetzt drei Mal pro Woche beliefert. Dadurch ist der Umfang der einzelnen Lieferungen kleiner geworden. Unsere Kollegen vom Zentrallager packen alles aus und räumen die Artikel ein. Zu zweit brauchen sie pro Lieferung etwa einen halben Tag. Wir selber kontrollieren die Bestände wöchentlich drei Mal, wobei die Vorgehensweise viel einfacher ist als früher. Jedes Produkt verfügt über zwei Fächer, eines mit einem blauen und eines mit einem weissen Kärtchen. Sobald die «weisse» Schublade leer ist, wird das Material aus der «blauen» Schublade in die «weisse» verschoben und das blaue Kärtchen kann gesteckt werden.

«Wir haben die Artikel nach Anwendungsgebieten einsortiert. So ist es für uns logisch.»

Barbara Lux, Teamleiterin OPS

Haben Sie mit dem Einkauf nichts mehr zu tun?

Barbara Lux: Spezialsachen wie Implantate, Prothesen und Schrauben werden noch von mir bewirtschaftet. Zurzeit kontrolliere ich auch noch, ob das System mit den Schildchen klappt. Das muss natürlich absolut zuverlässig funktionieren, sonst haben wir ein Problem. Doch es läuft ganz gut. Man muss bei der Mengenkalkulation immer daran denken, dass der Bedarf durch die drei Lieferungen pro Woche abgedeckt wird. Das Einräumen der Artikel durch das Zentrallager läuft erst seit wenigen Wochen. Das ist für diese Mitarbeiter nicht ganz einfach, weil ihnen die Artikel ja fremd sind. Deshalb müssen sie sich auf Nummern und Bezeichnungen verlassen können. Die Kollegen vom Zentrallager sind ja keine medizinischen Fachleute, sondern Logistiker.

Tobias Bysäth: Wir sprechen eine komplett andere Sprache. Wenn wir in unserer Abteilung miteinander reden, weiss jeder genau, was der andere meint. Aber das Produkt in der Schachtel heisst ganz anders. Zuerst mussten wir lernen, wie die Logistiker ticken, um gut mit ihnen zusammenarbeiten zu können. Barbara Lux: Wir haben das Lager nochmals umgeräumt und die Artikel nach Anwendungsgebieten einsortiert. Nun ist es für uns logisch.

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Tobias Bysäth: Jetzt ist es wirklich toll: Man kann einen Wagen nehmen und einmal durch das Lager fahren und am Schluss hat man alles. Das war am Anfang noch nicht möglich.

Barbara Lux: In einer Weiterbildung haben wir einen Wettbewerb gemacht. Man musste eine Anzahl Artikel innert einer bestimmten Zeit finden. Das hat die Leute motiviert und war eine gute Einführung in das neue System. Natürlich muss man sich an die aufgestellten Regeln halten, zum Beispiel das weisse Fach zuerst leeren, sonst sind am Ende beide Fächer halb leer.

Gab es Probleme bei der Umsetzung?

Tobias Bysäth: Es war uns bewusst, dass nicht immer alles gleich auf Anhieb funktioniert. Es braucht Geduld und Verständnis füreinander. So hatten wir ein IT-Anbindungsproblem, weil das Ganze nicht über das WLAN funktionierte, wie es eigentlich geplant war. Wenn wir die Schilder nicht vor Ort scannen können, müssen sie ins Zentrallager gebracht werden, was natürlich nicht optimal ist.

«Wenn wir irgendwann die Möglichkeit erhalten, uns an einem Neubauprojekt zu beteiligen, hätten wir ein paar ganz gute Ideen!»

Tobias Bysäth, Leiter OP/Anästhesie/Aufwachraum

Wie waren die Rückmeldungen der Mitarbeitenden?

Barbara Lux: Heute will niemand mehr zum alten System zurück!

Tobias Bysäth: Das Schleppen und Auspacken der Kisten fällt weg. Die Auffüllarbeit ist fast eliminiert. Das ist eine Erleichterung, denn schliesslich müssen wir unsere eigentliche Aufgabe im OPS erfüllen. Natürlich gab es während der Umstellung Rückmeldungen wie: Jetzt hat man das Lager jahrelang so gehabt, man wusste alles auswendig und jetzt wird alles wieder umgestellt. Das ist Teil eines Change-Prozesses. Sobald die Leute aber merken, dass die Änderung etwas bringt, beruhigen sich die Gemüter. Und schon bald hat jeder das Gefühl, es sei nie anders gewesen.

Worin liegt die Chance solcher Innovationen?

Tobias Bysäth: Innovationen geben einem die Chance mitzuhalten. Heutzutage sind viele Regeln, Gesetze, Vorgaben und Vorschriften einzuhalten und anspruchsvolle Zertifikate zu erreichen. All das wäre nicht möglich, wenn man so arbeiten würde wie vor 15 Jahren. Zudem ist es schwierig, genügend erfahrene Leute auf dem ausgetrockneten Arbeitsmarkt zu finden. Deshalb muss man die Mitarbeitenden, die man hat, effizient einsetzen und von fachfremden Arbeiten entlasten. Neue IT-gestützte Prozesse helfen dabei, darin sehe ich eine grosse Chance.

Barbara Lux Barbara Lux, Teamleiterin OPS am LUKS Sursee, arbeitet seit 15 Jahren am LUKS, davon ein Jahr lang als Leiterin OPS ad interim. 75 Prozent ihrer Zeit widmet sie den Patienten, 25 Prozent der Büroarbeit.

Barbara Lux, Teamleiterin OPS am LUKS Sursee, arbeitet seit 15 Jahren am LUKS, davon ein Jahr lang als Leiterin OPS ad interim. 75 Prozent ihrer Zeit widmet sie den Patienten, 25 Prozent der Büroarbeit.

Worauf muss man bei einem derartigen Projekt besonders achten?

Tobias Bysäth: Es ist wichtig, den Leuten gut zu erklären, weshalb man etwas ändert. Möglichst viel Vorrat zu haben, war früher positiv, man denke nur an die Devise «Kluger Rat – Notvorrat». Wenn jemand während 30 Berufsjahren immer alle Schränke gefüllt hat, fällt es ihm schwer, wenn er plötzlich statt 74 nur noch 2 Stück vorrätig halten soll. Heute kann man den Wochenbedarf und die entsprechenden Lieferungen ziemlich exakt aufeinander abstimmen. Der Umstieg auf ein neues System braucht eine gewisse Umgewöhnungszeit. Aber unsere Leute sind Profis, die Neues verstehen und umsetzen können.

Barbara Lux: Am Anfang muss man darauf schauen, dass alle die neuen Regeln einhalten. Mit der Zeit klappt das immer besser und alle sehen, dass die Änderungen die tägliche Arbeit erleichtern.

Tobias Bysäth Tobias Bysäth, Leiter OPS/Anästhesie/Aufwachraum LUKS Sursee, arbeitet seit 17 Jahren am LUKS. Nach Ausbildungen und Einsätzen in der Pflege, im Rettungsdienst und in der Anästhesie ist er seit 2011 als OP-Manager am LUKS Sursee tätig, wo ihm die Leitung OPS Anästhesie obliegt. Die Hälfte seiner Arbeitszeit verbringt er mit Leitungsaufgaben, die andere Hälfte beim Patienten. Zwischen seinen Ausbildungen und Jobs hat Tobias Bysäth immer wieder längere Reisen unternommen.

Tobias Bysäth, Leiter OPS/Anästhesie/Aufwachraum LUKS Sursee, arbeitet seit 17 Jahren am LUKS. Nach Ausbildungen und Einsätzen in der Pflege, im Rettungsdienst und in der Anästhesie ist er seit 2011 als OP-Manager am LUKS Sursee tätig, wo ihm die Leitung OPS Anästhesie obliegt. Die Hälfte seiner Arbeitszeit verbringt er mit Leitungsaufgaben, die andere Hälfte beim Patienten. Zwischen seinen Ausbildungen und Jobs hat Tobias Bysäth immer wieder längere Reisen unternommen.

Was war Ihre grösste Sorge?

Tobias Bysäth: Meine grösste Sorge als Gesamtverantwortlicher waren die Kapazitäten. Woher nehme ich für ein Projekt die Leute, von denen es sonst schon zu wenige gibt? Wichtig ist, dass man die Mitarbeitenden dort einsetzen kann, wo sie aufgrund ihrer Ausbildung am meisten bringen. Mit der Umstellung haben wir nun aber viel Zeit gewonnen. Dies entlastet uns. Die Logistiker mussten sich auf manches einlassen, was ihnen bis anhin fremd war. Sie müssen viele Regeln einhalten, zum Beispiel unsere Hygieneregeln, und sich jeweils umziehen. Doch sie machen ihren Job hervorragend.

Was war Ihnen persönlich wichtig?

Barbara Lux: Ich habe das Projekt sehr positiv wahrgenommen. Es freut mich, dass die Mitarbeitenden mit dem Erreichten zufrieden sind und dass nun nach logischen Kriterien eingeräumt werden kann – auch wenn es angesichts der vielen Artikel räumlich sehr eng ist. Das Ganze hat etwas gebracht.

Tobias Bysäth: Es hat meinen Horizont erweitert. Ich habe mich in dieser Zeit sehr intensiv mit der Logistik auseinandergesetzt. Wir waren in anderen Spitälern an verschiedenen Kongressen, um zu hören: Wie lösen es andere? Es gibt unglaublich ausgefeilte Systeme und ganz einfache, die ebenfalls funktionieren. Ich habe viel Verständnis für logistische Prozesse gewonnen. Es geht um die optimale Versorgung, während 24 Stunden, 7 Tage in der Woche, möglichst sicher, möglichst günstig, möglichst sauber. Es war sehr spannend, mit Logistikmenschen zu diskutieren, ihre Welt und ihre Konzepte kennenzulernen. Wenn wir irgendwann die Möglichkeit erhalten, uns an einem Neubauprojekt zu beteiligen, hätten wir ein paar ganz gute Ideen!