Wichtige Drehscheibe im Regel- und Notfallbetrieb am LUKS Luzern
Esther Gamboni, Leiterin Patientendisposition LUKS Luzern
Mit LUKiS wurden die einzelnen Dispositionen der Frauenklinik, der Medizin und der Chirurgie zur zentralen Patientendisposition am Standort Luzern zusammengeführt. Eine gute Planung und Verteilung aller Ressourcen (Betten, OP) und damit eine höhere Auslastung waren zwei Ziele davon. Zudem wurde eine flexiblere Ressourcenverteilung ermöglicht. Neben dem Start mit LUKiS war es von Anfang an für das ganze Team wichtig, das spezialisierte Fachwissen für alle Kliniken in den Departementen zu erlernen. Hier war grosse Flexibilität gefragt. Trotz bestmöglicher Vorbereitung war dieser «Doppelstart» nicht einfach und viele Stolpersteine galt es laufend anzupacken. Dank pragmatischen Lösungen gelang es, diese Herausforderungen zielorientiert zu meistern.
Ohne LUKiS (Epic) und seine Digitalisierung wäre der professionelle Gesamtüberblick über alle Departementsgrenzen verloren gegangen.
Esther Gamboni, Leiterin Patientendisposition LUKS Luzern
Auf einen Schlag war vieles anders
Kaum war die Startphase der neuen zentralen Patientendisposition geglückt und es begann Routine einzukehren, kam alles anders mit der Corona-Pandemie. Auf einen Schlag war nichts mehr, wie es war. Es galt, sich neu zu organisieren:
Stornieren vieler Operationen und Eintritte ohne Operationen am 14./15. März 2020
Aufbau eines Operations- Managements mit täglicher Priorisierung und Verteilung der Operationen
Tägliche Verwaltung der Non-Covid- und Covid-Eintritte
Laufender Patientenkontakt, um Fragen, Ängste und Anliegen zu klären
Innerhalb von 2 Wochen ab Anfang Mai wieder Hunderte von Operationsanmeldungen neu planen und verarbeiten
Während des Notfallbetriebs setzten Kliniken, Schnittstellen und Bereiche auf Effizienz und nutzten gegenseitige Ressourcen. Die zentrale Patientendisposition wie auch die OP-Koordination waren wichtige und unerlässliche Drehscheiben.
Stefan Herger, Stv. Leiter Patientendisposition LUKS Luzern
Zusammenarbeit erleichtert
Eine zentrale Disposition hat sich mehr als bewährt, denn sie war die einzige Stelle, die über alle Betten, alle Eintritte und alle Operationsanmeldungen den Überblick hatte. Die Zusammenarbeit der verschiedenen Kliniken, Fachgebiete sowie Schnittstellen wäre ohne sie sehr erschwert und kompliziert.
Durch Corona hat sich gezeigt, dass die verschiedenen Bereiche enger zusammengerückt sind und bisher Undenkbares möglich gemacht haben.
Abläufe, die während der Pandemie funktionierten, konnten bereits zum Teil für die Zukunft etabliert werden.
Die Patientendisposition ist eine verlässliche Stelle für Patienten, um viele Fragen, Unklarheiten und Wünsche zu klären.
Engpässe wie in einer Pandemie führen unweigerlich zu Konflikten. Es hat sich aber gezeigt, dass, wenn die Fäden an einer Stelle zusammenlaufen, gemeinsame Lösungen mit Kompromissbereitschaft aller gefunden werden können.
Das LUKiS-Team war ein verlässlicher, stets unkomplizierter und zielorientierter Partner. Möglichkeiten mit diesem System wurden erkannt und umgesetzt
Scheinbar Unmögliches wurde plötzlich möglich gemacht, dies beeindruckte mich sehr. Gesundheit ist das grösste Gut, diesem sollte jeder und jede Sorge tragen.
Petra Hofstetter, Patientendisponentin LUKS Luzern
Was machen wir ganz konkret?
Täglich treffen Dutzende Neuanmeldungen für Operationen ein, sind 80 bis 100 Anrufe zu bearbeiten und 17 Operationssäle zu organisieren sowie einige Anmeldungen ohne Operationen zu planen.
Ziele der zentralen Patientendisposition sind:
- Eine prospektive Planung und Verteilung aller Ressourcen (Betten, OP) über alle Departementsgrenzen hinweg und somit eine höhere Auslastung und eine flexiblere Ressourcenverteilung.
- Eine effizientere und konstantere Dienstleistung (single point of contact auch für Patienten)
- Gesamtunternehmerische Ziele besser und schneller umsetzen zu können.
Die Disposition koordiniert alle elektiven und notfallmässigen Eintritte der Medizin, Chirurgie und Frauenklinik. Der enge Kontakt mit den Bettenabteilungen, dem Notfall, dem Zentrum für Intensivmedizin (ZIM), der Überwachungsstation, dem Aufwachraum und den Interventionsbereichen ist zentral. Hier werden auch Bettenplätze geplant. Ist die Bettensituation prekär, wird gemeinsam mit allen involvierten Stellen die bestmögliche Lösung gesucht. Alle Eintritte sollen ohne Absagen erfolgen.
Der Telefondienst bearbeitet die unterschiedlichsten Anliegen. Dies können Patienten sein, die ihre OP verschieben wollen, die Fragen zu ihrem Aufenthalt oder zu Versicherungen haben, oder externe und interne Ärzte, die ihre Anliegen weitergeben. Parallel dazu sind die Anmeldungen ohne Operationen, z.B. Eintritte für alle Fachgebiete der Medizin, zu bearbeiten.
Der Buchungsdienst bucht alle Operationen der Chirurgie und Frauenklinik anhand einer detaillierten Kapazitätsverteilung. Die Dispo plant den Patienteneintritt nach folgenden Kriterien: Nach Wunschdatum, innerhalb einer gewünschten Dringlichkeit, nach bereits stationären Patienten (welche innerhalb von 72 Stunden operiert werden müssen) und Einhaltung der OP-Zeit, Verfügbarkeit von Operateur, OP-Material und Geräten. Eine spezielle Herausforderung ist jeweils die Koordination einer Kombi-Operation, bei der diverse Kliniken und Operateure involviert sind.
