Lean: Mehr Ruhe, Strukturen und ein gemeinsames Verständnis

Lean verfolgt ein klares Ziel: Leistungen wirksam und effizient zu erbringen. Ausgangspunkt sind die Bedürfnisse der Patientinnen und Patienten. Schritt für Schritt wird analysiert, welche Tätigkeiten zur Genesung beitragen und wo Prozesse verschlankt oder vereinfacht werden können. Davon profitieren nicht nur die Patientinnen und Patienten, sondern auch die Mitarbeitenden – und letztlich die Betreuungsqualität insgesamt. Nach der erfolgreichen Einführung von Lean in der Kinderchirurgie folgte als nächster Meilenstein die Pädiatrie.

Projektstart: Einblick in den Alltag der anderen

Der Startschuss fiel 2023 mit sogenannten Gembas, gegenseitigen Work-Shadowings. Ärzteschaft, Pflege, Physio- und Ergotherapie sowie die Administration begleiteten sich im Alltag. Ziel war es, Arbeitsabläufe einmal nicht aus der eigenen, sondern aus der Perspektive der jeweils anderen Berufsgruppen zu sehen. Diese ungefilterten Einblicke schufen die Basis für den folgenden Change-Prozess – und ein neues, vertieftes gegenseitiges Verständnis.

In interprofessionellen Workshops wurden anschliessend Herausforderungen identifiziert, priorisiert und gemeinsame Zielbilder entwickelt. In Prototyping-Workshops arbeitete ein breit aufgestelltes Projektteam aus allen Berufsgruppen und Hierarchiestufen an konkreten Verbesserungsansätzen. Bei Bedarf wurden zusätzliche Schnittstellenfunktionen beigezogen.

«Diese intensive Zusammenarbeit hat die interdisziplinäre und interprofessionelle Kultur spürbar gestärkt», betont PD Dr. med. Petra Zimmermann, PhD, Leitende Ärztin. «Man merkt, wie wertvoll es ist, die Bedürfnisse und Denkmuster der anderen Berufsgruppen zu verstehen.»

Die erarbeiteten Prozesse wurden an Testtagen live erprobt und auf ihre Alltagstauglichkeit überprüft – nach dem Prinzip des Design Thinking: Früh testen, Erkenntnisse sammeln, Lösungen iterativ verbessern. In Überarbeitungstagen wurden die Prozesse weiter verfeinert.

Mit dem definierten Go-Live-Datum erfolgte die verbindliche Einführung der neuen Abläufe in der Pädiatrie.

Mehr Ruhe, klare Strukturen, weniger Störungen

Störungen und Unterbrechungen gehörten bisher zum Klinikalltag – entsprechend waren sie ein zentraler Ansatzpunkt der Lean Transformation. Neu ist klar definiert, wer welche Information wann und in welcher Form braucht: Die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.

Das Projektteam führte störungsfreie Zeiten ein sowie feste Zeitfenster für gebündelte Fragen: Sogenannte Huddles und Zonenmeetings strukturieren seither den Austausch und reduzieren spontane Unterbrechungen. Die Supportcrew aus dem Sekretariat sorgt dafür, dass benötigtes Material zum richtigen Zeitpunkt bereitsteht. Die Kommunikation erfolgt schlank und zielgerichtet über die Chatfunktion im Klinikinformationssystem LUKiS.

Teil der Transformation war auch das Projekt «Kriterienbasierter Austritt» (KIBA).

Visiten neu gedacht

Die ärztlichen Visiten sind eine gemeinsame und interprofessionelle Höchstleistung und legen damit den Grundstein für korrekte Diagnosen, Behandlungspläne und auch ein vertrauensvolles Miteinander mit den Patientinnen, Patienten und ihren Angehörigen. Deshalb wurde die Visitenstruktur aus diesem Blickwinkel überprüft, angepasst und standardisiert. Klar geregelt ist nun:

• wer den Fall vorstellt
• wer welche Rolle übernimmt
• wer dokumentiert

Verordnungen werden direkt während der Visite geprüft und abgeschlossen. Das entlastet Abläufe und stabilisiert die Tagesplanung. Für die Weiterbildung der Assistenzärztinnen und -ärzte wurden zwei innovative Formate durch die Chefärztin Prof. Dr. med. Nicole Ritz eingeführt: 

• Teaching-Visiten: Lernorientiert, mit ausgewählten Fällen – und offen auch für Pflegende
• Coaching-Visiten: Training für junge Ärztinnen und Ärzte und das gesamte Team, um die hohen Standards der Visiten auf allen Ebenen einzuhalten, wie z. B. Gesprächsführung, Informationsverarbeitung, Zusammenarbeit mit den Eltern und im Team.

Ein weiterer Effekt: In den Workshops brachte der Vertreter der Assistenzärztinnen und -ärzte die Idee für einen verbesserten Arbeitsraum. Dieser ermöglicht dem ärztlichen Team noch vor dem Umzug in den Neubau konzentriertes Arbeiten. 

Auch Elterngespräche wurden neu strukturiert und finden nun in separaten Terminen statt. Orientierung gibt das Patientenboard im Zimmer: Behandlungsteam, Termine, geplantes Austrittsdatum und Fragen der Eltern – alles sichtbar. Das reduziert die Klingelrate und schafft Transparenz. Die Pflege kündigt zudem jede Runde an und fragt systematisch nach Bedürfnissen.

Pflegeorganisation neu strukturiert

Die Pflege arbeitet nun nicht mehr in getrennten Ost- und Weststationen, sondern als ein gemeinsames Team mit drei Zonen: Infektiologie, gemischte Pädiatrie mit Psychosomatik und Onkologie. Pflegefachkräfte sind zonenübergreifend tätig und fachlich zusammengeführt – ein grosser Schritt mit spürbarem Mehrwert. «Die täglichen Huddles sowie auch die neue Organisation helfen uns, die Arbeitslast zu nivellieren», erklärt Andrea Stalder. «Selbstverständlich gibt es weiterhin Tage mit hoher Arbeitslast. Aber insgesamt ist die Arbeit heute deutlich gleichmässiger verteilt.» 

Verankerung im Alltag

Nach einer Einführungsphase wurde die Leantransformation in den Regelbetrieb überführt. Jede Berufsgruppe verfügt über Lean-Verantwortliche, welche die Prozesse laufend weiterentwickeln. Während des ersten Jahres nach Einführung liefern monatliche Gembas des Lean-Teams objektive Rückmeldungen, identifizieren Herausforderungen und stellen sicher, dass Abläufe bei Bedarf angepasst werden. Zusätzlich begleiten Lean-Spezialistinnen und -Spezialisten die Mitarbeitenden durch Coachings in neuen Aufgaben. 

Ein interprofessionelles Kaizen-Board ermöglicht es allen Mitarbeitenden, Verbesserungen unkompliziert einzubringen. Kleinere Anpassungen werden sofort umgesetzt, grössere Entscheide trifft die Kinderspitalleitung monatlich.

«Durch das Lean-Projekt arbeiten wir bereits mit den Prozessen und der Organisation, die wir auch im Neubau haben werden», sagt Andrea Stalder. «Wir sind bereit für die Reise in den Neubau – und wir gehen diese Reise als starkes Team.»

Dieser Beitrag ist Teil vom Jahresbericht Kinderspital 2025. 

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